エクセルとデータガバナンスの関係

マイクロソフトの表計算ソフトであるMicrosoft Excel(以下、エクセル)は、わかりやすくて便利なことから、簡単な集計作業か帳票作成、リスト管理など、あらゆる業務で日常的に使われています。

顧客リストの作成から部門の予算編成や予実対比、定例報告書の作成、経営層向けの資料作り、キャンペーン効果の分析に至るまで、あらゆる業務にエクセルが「酷使」されています。

エクセルを使い続けていると、こんな経験があるのではないでしょうか。

「とりあえずエクセルでやろう」とリストを作成します。データを変更・修正する場合は、他の人が分かるようにセルに色をつけて、変更履歴を残し、共有ドライブに保存します。やがて、ファイル名に日付や更新した人の名前が入った複数のシートが増え、どれが最新のものなのか分からなくなります。ワークシート内のデータ量が増えてくると、エクセルに長けた人が、検索や集計の関数を仕込んでくれるものの、他の人にはその関数の意味が分からず、シートを修正できなくなります。うっかりファイルを削除してしまうと、それを参照していた関数が動かなくなって慌てても取り返しがつきません。

エクセルを使い続けることで窮地に追い込まれる問題のほとんどは、データガバナンスがないことが原因です。実際、エクセルに限界を感じている企業が、口を揃えて言うのは、次のような問題です。

  • データを共有するのが難しい(異なるバージョンの乱立)
  • 個別最適化されやすく、標準化できない
  • 基幹システムと連携できない
  • 設定や管理が属人的になり、継続的に保守できない(個人のスキルに依存)
  • 手作業なため、誤入力によるエラーが発生しやすい
  • ローカルに保存して簡単に社外に持ち出せてしまう
  • 個人情報の利用、管理などの規制に対応できない

このように、複数システム、複数関係者間でデータを共有、利用、管理することに伴う問題が大部分であり、それはデータガバナンスの仕組みが欠如しているから起こる問題なのです。

データガバナンスの問題

データガバナンスとは、組織全体のデータを探索してカタログ化することで、保有するデータの内容、データ量、保存場所、利用用途などを把握して、データの使用方法、移動方法、 保存方法を「標準化する」ための仕組みを指します。

データガバナンスについて詳しくはこちらの記事を参考にしてください。

エクセルは、個人レベルでデータを操作するには非常に便利で簡単ですが、複数の業務間、システム間、関係者間でデータを利活用しようとすると、データ形式の違いやデータ品質、個人データの保護、利用方法の制限というデータ管理の壁に必ず直面します。

組織全体で、あらゆる部門が一定のルールのもとにデータを利用、管理する仕組みがなければ、どれほど高度なデータ操作ができたとしても、持続可能なソリューションではないのです。

最後に

GDPR(EU一般データ保護規制)が施行されて以降、全ての企業が、徹底したデータ管理に取り組まなければならなくなりました。データ漏洩やデータの誤った取り扱いは、顧客の信頼を失い、ブランドイメージを傷付け、高額な違反リスクを背負うことになります。もはや個別最適化を野放しにしておくことはできません。データを様々な業務で利用するユーザーの役割と説明責任を明確にして、全社規模でデータガバナンスに取り組むべき時がきています。

GDPRコンプライアンスについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください、